Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Für die Verarbeitung im Zusammenhang mit mitKai sind gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO):

BuildIT Consulting, Inhaber Tobias Schäfer
Raiffeisenstr. 40, 67133 Maxdorf
E-Mail: hallo@mitkai.de

Web Labels Webdesign GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer René Grosche
Am Markt 15, 22941 Bargteheide
Telefon: 04532 4089995
E-Mail: hallo@mitkai.de

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Wir haben eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO geschlossen. Darin ist festgelegt:

• BuildIT Consulting betreibt die Plattform app.mitkai.de und ist Ihr Vertragspartner. BuildIT ist zuständig für Registrierung, Kundenkonto, Shop-Anbindung, Textgenerierung, Zahlungsabwicklung und die Erfüllung der Informationspflichten für die Plattform.
• Web Labels Webdesign GmbH betreibt die Website mitkai.de und bearbeitet Anfragen, die per E-Mail an uns gerichtet werden.
• Anfragen und die Geltendmachung Ihrer Rechte richten Sie am einfachsten an hallo@mitkai.de. Sie können Ihre Rechte aber gegenüber jedem der beiden Verantwortlichen geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO).

Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

2. Website mitkai.de

a) Hosting und Server-Logs

Die Website wird auf eigenen Servern der Web Labels Webdesign GmbH betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem (User-Agent) sowie den HTTP-Statuscode.

Zweck ist die Auslieferung der Website sowie die Sicherheit und Stabilität des Betriebs (z. B. Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Log-Dateien werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

b) Reichweitenmessung

Wir messen die Nutzung der Website auf zwei Wegen, beide ohne Cookies, ohne Speicherung von Informationen in Ihrem Browser, ohne Fingerprinting und ohne Weitergabe an Dritte:

• Eigene Statistik: Gespeichert werden je Ereignis der Zeitpunkt, die Art des Ereignisses (z. B. Seitenaufruf, Klick auf einen Button), ein Sitzungs-Hash, der Pfad der aufgerufenen Seite, eine grobe Herkunftsklasse (direkt, Suche, Social, Anzeige, E-Mail, Verweis) und eine Geräteklasse (Mobil, Tablet, Desktop).
• Plausible Analytics: Eine von BuildIT Consulting auf eigenen Servern betriebene Installation der Open-Source-Software Plausible (plausible.buildit-consulting.com). Erfasst werden aufgerufene Seiten, Referrer, Land, Browser, Betriebssystem und Geräteart sowie Klicks auf Buttons und das Absenden von Formularen (ohne Formularinhalte).

IP-Adresse und User-Agent werden in beiden Fällen nicht gespeichert. Sie dienen nur im Moment der Anfrage dazu, mit einem täglich wechselnden Salt einen Sitzungs-Hash zu bilden, und werden dann verworfen. Eine Wiedererkennung über mehrere Tage ist damit ausgeschlossen.

Zweck ist, die Website verständlich und funktionsfähig zu halten und zu erkennen, welche Inhalte genutzt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rohdaten werden nach 395 Tagen gelöscht. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 8).

c) Barrierefreiheits-Einstellungen

Wenn Sie die Barrierefreiheits-Funktion der Website nutzen (z. B. Schriftgröße, Kontrast), speichern wir Ihre Einstellungen im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Die Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Die Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können die Daten jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

d) Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. E-Mails werden über eigene Mailserver der Web Labels Webdesign GmbH empfangen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag betrifft, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage erledigt ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

3. Plattform app.mitkai.de

Die Plattform wird von BuildIT Consulting auf eigenen Servern betrieben.

a) Registrierung und Kundenkonto

Für die Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert). Für Rechnungen verarbeiten wir zusätzlich Firmenname, Rechnungsanschrift und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Optional können Sie ein Profilbild hochladen. Außerdem speichern wir Ihre Team-Zugehörigkeit und Rolle, Ihre Spracheinstellung sowie Protokolle Ihrer Aufträge (z. B. welche Texte wann generiert wurden).

Zweck ist die Bereitstellung der Plattform und die Durchführung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angabe dieser Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir Ihnen kein Konto bereitstellen.

b) Login mit Google

Sie können sich mit Ihrem Google-Konto anmelden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn Sie diese Option wählen, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Google-Konto-ID und ggf. Ihr Profilbild. Ihr Passwort erhalten wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Google verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher; eine Übermittlung in die USA ist möglich und erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

c) Team-Einladungen

Wenn Sie weitere Personen in Ihr Team einladen, verarbeiten wir deren E-Mail-Adresse und senden ihnen eine Einladung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse und das unserer Kunden ist die Zusammenarbeit im Team. Nicht angenommene Einladungen können jederzeit vom Team zurückgezogen werden.

d) Anbindung Ihres Shops

Wenn Sie einen Shop (Shopware 6 oder Shopify) anbinden, speichern wir die Zugangsdaten verschlüsselt und rufen Produkt-, Kategorie-, Eigenschafts-, Sprach- und Verkaufskanaldaten aus Ihrem Shop ab. Kunden- und Bestelldaten Ihres Shops rufen wir nicht ab. Generierte Texte schreiben wir in Ihren Shop zurück und speichern vorher eine Sicherungskopie der ursprünglichen Inhalte.

Soweit diese Shop-Daten personenbezogene Daten enthalten, verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Shop-Betreiber.

e) Textgenerierung und Übersetzung

Zur Generierung und Übersetzung von Texten übermitteln wir Produktinformationen aus Ihrem Shop sowie Ihre Einstellungen zur Textgenerierung an folgende Dienste:

• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) für die Textgenerierung. Eine Verarbeitung durch die OpenAI, L.L.C. in den USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Über die API übermittelte Daten werden nach den Bedingungen von OpenAI nicht zum Training von Modellen verwendet.
• DeepL (DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln) für Übersetzungen.

Beide Anbieter sind als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden. Wir übermitteln keine Kontodaten wie Name oder E-Mail-Adresse. Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Produktdaten keine unnötigen personenbezogenen Daten enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

f) Zahlungsabwicklung

Zahlungen für Credits und Abonnements wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihre Zahlungsdaten an Stripe übermittelt. Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontonummern geben Sie direkt bei Stripe ein; wir speichern sie nicht.

Wir speichern Bestellungen, Rechnungen, Ihre Stripe-Kundennummer und den Status Ihres Abonnements. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stripe verarbeitet die Daten teilweise als eigener Verantwortlicher, z. B. zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine Übermittlung in die USA ist möglich und erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

g) E-Mails der Plattform

System-E-Mails (z. B. Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort zurücksetzen, Einladungen, Benachrichtigungen über abgeschlossene Aufträge und Zahlungen) versenden wir über Resend (Resend, Inc., USA). Dabei verarbeitet Resend Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der E-Mail. Resend ist als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden. Die E-Mails werden über Server in der EU verarbeitet. Da Resend ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, kann ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden; er erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

h) Cookies der Plattform

Die Plattform setzt nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung, ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und, wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen, ein Cookie zur Wiedererkennung Ihrer Anmeldung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

i) Fehleranalyse und Protokolle

Zur Erkennung und Behebung von Fehlern nutzen wir die Software Sentry, die BuildIT Consulting auf eigenen Servern betreibt. Im Fehlerfall werden technische Informationen wie die aufgerufene Adresse, Browser, Zeitpunkt, Fehlermeldung und Stacktrace verarbeitet; Ihre IP-Adresse und Ihre Kontodaten werden nicht übermittelt. Fehlerberichte werden nach 90 Tagen gelöscht. Anwendungsprotokolle des Servers werden nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und fehlerfreier Betrieb.

4. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten, solange es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wenn Sie Ihr Konto löschen, löschen wir Ihre Kontodaten. Teams, Shops und die zugehörigen Daten (Shop-Daten, Protokolle, Sicherungskopien von Texten) werden gelöscht, wenn das Team bzw. der Shop gelöscht wird.

Ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahren müssen, insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 AO, § 257 HGB: in der Regel 8 Jahre) sowie Geschäftskorrespondenz (6 Jahre). Diese Daten werden für andere Zwecke gesperrt und nach Ablauf der Frist gelöscht.

Daten in Datensicherungen werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus überschrieben.

5. Empfänger

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister und nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, sowie an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für personalisierte Werbung.

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur in den oben genannten Fällen (Google, OpenAI, Stripe, Resend) und nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind: auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen KI ausschließlich zur Erstellung von Produkttexten ein. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an hallo@mitkai.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist formlos möglich, z. B. per E-Mail an hallo@mitkai.de.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig sind:

• für BuildIT Consulting: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz,
• für Web Labels Webdesign GmbH: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

9. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.